Planlegger din bedrift å bytte ut eller anskaffe nytt ERP system?

Her er sjekklisten:

• Ta utgangspunkt i rapportene

Rapportene er summen av hva slags egenskaper ERP systemet innehar, hvordan det er konfigurert og hvordan det benyttes til daglig. Ta runden med alle involverte og konstruere opp de rapportene styret, ledelse og daglig drift har behov for i Word el., gjerne med ønsket layout, slik at det er full enighet om hva man forventer og ønsker av et nytt ERP system.

• Gjør en vurdering av skalering og roller

Hvor mange samtidige brukere i hvilke definerte roller? Har bedriften avdelinger på forskjellige geografiske lokasjoner? Er det flere nivåer av brukere innefor samme område, er det f.eks. bare regnskapsbrukere med tilgang til alt innenfor regnskapsføring eller har man definerte roller som bilagsføring, inn- og utbetaling / reskontro, lønn, osv? Hvor mange ordrer, leveringer, utgående fakturaer, bestillinger, varemottak, inngående fakturaer, inn- og utbetalinger, øvrige bilag etc. har bedriften pr dag? Hvor mange lønnsmottakere og næringsdrivende skal motta L&T oppgave?

• Beskriv bedriftens virksomhet

Lag en overordnet beskrivelse av bedriftens virksomhet. Hvordan foregår prosessene knyttet til salg og kjøp? Beskriv verdiskapning som produksjonsprosesser og logistikk.

• Dropp kravspesifikasjonen!

Kravspesifikasjoner utarbeides svært ofte av brukere. Siden alminnelige brukere som oftest ikke er spesialisert på ERP systemer kjenner man kun til det man har benyttet av systemer tidligere og ikke til nye løsninger, teknologi, fallgruber og muligheter. Man spesifiserer det man kjenner og ofte ender kravspesifikasjonen opp med å beskrive det eksisterende systemet (som skal skiftes ut) forbausende godt - og svært detaljert. Resultatene av de foregående punktene utgjør kravspesifikasjonen.

• Kontakt produsentene direkte

De fleste ERP produsentene har en lang rekke distributører, ofte med svært forskjellig spisskompetanse. Presentere bedriten og behovet for produsentene og la de anbefale en aktuell distributør. Ikke bruk "Gule Sider". Husk at bransjekunnskap er viktigere enn geografisk nærhet.

• Test systemene ved å produsere dine rapporter

Det gir en god pekepinn på hvor mye som må til for å konfigurere / tilpasse det enkelte system. Kjør igjennom hele prosesser som f.eks. prospecting, tilbud, ordre, innkjøpsforespørsel, innkjøp, varemottak, bearbeiding, dellevering, levering, fakturering, reskontro, purring og innbetaling. Gjør en vurdering av løpende brukervennlighet knyttet til krav om detaljeringsnivå ifbm ønsket rapportering. Sjekk om rapportene gir ønsket informasjon.

• Sjekk løpende eierskapskostnader

Be om et estimat på løpende eierskapskostnader i de første 5 år i tillegg til anbudet.

• Benytt milestones

Del opp kontraktssummen i milestones. Siste milestone bør være så stor som mulig (30-50%) og bør være knyttet til endelig godkjenning av systemet i full drift.

• Ledelsen må delta

Et vellykket systemskifte er avhengig av at alle brukere deltar, er forberedt og motivert og ikke minst har tid til å lære seg systemet. Dette er et løft som krever mye av den enkelte. Alt for ofte settes det av for lite tid internt for den enkelte til å kunne gjennomføre planlagt opplæring eller oppgaver i forbindelse med implementeringen. Dette kan ofte medføre forsinket oppstart, dårlig datagrunnlag ifbm konverteringer, unødig mye brukerfeil og det kan i verste fall spolere hele implementeringen. Det er avgjørende at ledelsen er forankret i prosjektet og foretar de nødvendige prioriteringer av ressurser i forkant.

---