Når ERP prosjektet går galt

De fleste mellomstore og større bedrifter har vært gjennom ett eller flere ERP-prosjekter. ERP-systemet fungerer ofte både som hjertet og navet i virksomheten — det knytter sammen kritiske forretningsprosesser som økonomi, salg, lager, innkjøp, produksjon og HR. Derfor vil større oppdateringer eller systembytter påvirke hele verdikjeden og ofte involvere hele organisasjonen.

Det finnes mange kjente eksempler på ERP-prosjekter som har mislyktes, både internasjonalt og i Norge.

Komplett.no – et norsk ERP-mareritt
Et kjent eksempel er Komplett.no, som i 2010 skulle oppgradere sitt ERP-system basert på SAP sin forenklede “All-In-One”-pakke. Dette skulle være en relativt enkel oppgradering, men noe gikk galt under implementeringen. Systemet krasjet, noe som førte til full stans i driften i flere uker. Logistikken kom ut av kontroll, og selskapet var på et tidspunkt nær konkurs. Selv om Komplett til slutt kom seg gjennom krisen, ble det en kostbar erfaring og en tydelig påminnelse om at selv “mindre” ERP-oppdateringer kan få store konsekvenser.

Ulta Beauty – milliardtap og investorpåvirkning
I 2023/2024 moderniserte Ulta Beauty, en av verdens største skjønnhetsproduktkjeder, sitt ERP-system. Selskapet har over 1 350 fysiske butikker i USA og en omsetning på over 11 milliarder USD (2024). ERP-prosjektet var en del av et strategisk grep for å møte en stadig sterkere konkurranse på det amerikanske markedet. Men, problemer og forsinkelser i implementeringen påvirket både netthandel og kassasystemer. Resultatet var ytterligere tap i markedsandeler og et fall i aksjekursen på over 45%. Investorer rømte selskapet og uttrykte usikkerhet om selskapets fremtid.

I Q1 2024 investerte Warren Buffett 266 mill USD i Ulta. Han mente selskapet nå var underpriset og tok det som var planlagt å være en langsiktig posisjon. Slik ble det ikke. Ulta klarte aldri å hente seg inn igjen etter det problematiske ERP prosjektet og konkurrentene økte forspranget. Buffet solgte 95% av beholdningen i Ulta etter kun 3 måneder.

Så, hva kan vi lære av dette?
Uten noen direkte henvisning til de foregående eksemplene er det en del generelle forutsetninger for å lykkes med et ERP prosjekt.

Ledelsen må involveres fra start til slutt
Toppleder må gå i front og vise tydelig retning – “peke med hele hånden”. Hele organisasjonen må forstå at dette er høyt prioritert, og at målene er klart definerte. En vanlig feil er at ansatte ikke føler eierskap eller får nok tid til opplæring og forberedelser, noe som fører til lav brukerkvalitet og feil i ettertid.

Start med rapportene
Et ERP-system må støtte rapporteringen som kreves av styret, ledelsen og driften. Begynn derfor med å designe ønskede rapporter med konkret layout og innhold. Dette vil avdekke krav til systemvalg, datainnsamling, struktur, og brukervennlighet.

Skaleringsbehov og roller

• Hvor mange samtidige brukere?
• Har virksomheten flere lokasjoner?
• Er det hierarkier innen funksjoner som regnskap, logistikk, HR?
• Hvor stort er transaksjonsvolumet (ordre, fakturaer, betalinger, lønn, bilag, osv.)?
• Hvilke roller trenger hvilke rettigheter?

Disse spørsmålene er viktige for å vurdere lisensiering, teknisk kapasitet og fremtidig vekst.

Beskriv bedriftens virksomhet
Lag en oversikt over hvordan virksomheten fungerer i dag: salgsprosesser, innkjøp, produksjon, logistikk, tjenester, ettermarked osv. Jo bedre systemet kan speile virkeligheten, desto høyere nytteverdi.

Dropp detaljerte kravspesifikasjoner skrevet av sluttbrukere
Kravspesifikasjoner laget av ikke-eksperter resulterer ofte i en speiling av eksisterende system — ikke nødvendigvis en forbedring. Fokuser i stedet på å definere ønskede forretningsresultater, arbeidsflyter og rapporter. ERP-eksperter og konsulenter bør hjelpe til med å oversette dette til tekniske krav.

Kontakt produsenten direkte
I stedet for å velge tilfeldig blant distributører og partnere, bør du kontakte systemleverandøren direkte. Be om råd til hvilken implementeringspartner som passer best for din bransje, størrelse og behov.

Test systemene med reelle scenarier
Bruk testperioden aktivt og simuler hele prosesser fra “lead til ordre til penger i banken” f eks.;

• Innkjøp, varemottak
• Salgsordre, levering
• Fakturering, reskontro
• Lager, logistikk
• Produksjon
• Lønn, HR
• Regnskap, rapportering

Verifisere at rapportene du har designet faktisk kan genereres med ønsket presisjon og detaljeringsnivå.

Beregn totale eierkostnader
Be om estimat på Total Cost of Ownership (TCO) for de neste 5 årene — inkludert lisenser, drift, vedlikehold, konsulenttimer og support.

Benytt “milestones” i kontrakten
Del opp implementeringskostnadene i milepæler, og la siste delutbetaling (f.eks. 30–50 %) være knyttet til godkjent full produksjonssetting. Dette gir insentiv til kvalitet gjennom hele leveransen.

Oppsummering
ERP-prosjekter kan være suksesshistorier – eller utvikle seg til katastrofer. Det handler ofte om:

• Forankring i ledelsen
• Realistisk planlegging
• Tett samarbeid med riktige partnere
• Gode tester og dokumenterte gevinster

ERP-systemet blir det digitale nervesystemet i virksomheten. Da er det verdt å gjøre jobben grundig – én gang.